Hoe Studio Ubique een project van eerste gesprek naar livegang brengt. Wat er per fase gebeurt, wie er aan tafel zit, en wanneer jij beslist.
De meeste bureausites hebben een pagina over hun werkwijze. Vijf cirkeltjes, woorden als ‘discovery’ en ‘ideation’, een pijltje van links naar rechts. Wat er feitelijk gebeurt tussen ‘we hebben een goed gesprek gehad’ en ‘we kunnen beginnen’, blijft daar meestal vaag. Bij ons zitten daar twee tot drie weken tussen, bij een kleine site soms één, en hieronder staat wat er in die weken gebeurt. In normaal Nederlands, met data, deliverables en de momenten waarop jij beslist. Of je nu een platform overweegt of gewoon wil weten of we bij je passen.
Een eerste gesprek bij Studio Ubique is altijd met twee mensen. Iemand voor de saleskant en project, iemand voor de techniek. Geen aparte call achteraf om te bevestigen of iets haalbaar is. Aan het eind van de call weten we of dit een voorstel waard is, of dat we eerlijk kunnen zijn over fit.
Tussen het eerste gesprek en het voorstel zit onderzoek. Voor een platform schrijven we een technische scope. Voor een marketingvraagstuk een strategisch document. Voor een rebuild een audit van de bestaande situatie. Vijf tot tien werkdagen, afhankelijk van wat er ligt. Het plan presenteren we in een tweede call. Daarna krijg je het document, zodat je het rustig kunt doorlezen voor er een prijs bij staat.
Het voorstel bespreken we in een derde call, die dan al in de agenda staat. Het voorstel heeft een prijs (geen ‘vanaf’ getal dat halverwege verdubbelt), een scope (welke pagina’s, features, integraties) en een sectie ‘wat we niet doen’. Die laatste mist meestal in voorstellen van andere bureaus, en is precies waar drie maanden later de discussies over scope over gaan.
Geen welkomstrituelen. Eén werkcall: toegangen, planning, vast aanspreekpunt aan beide kanten, eerste deliverables. Een uur, en we weten beiden waar we aan beginnen op dag één.
Wekelijkse call van een halfuur, feedback per ronde via Figma, e-mail of een videocall, livegang in stappen. Drie feedbackrondes per ontwerp of pagina, tenzij het voorstel iets anders zegt. We testen eerst op een stagingomgeving, en live gaat het pas na jouw expliciete akkoord. Verrassingen bewaren we voor verjaardagen.
talen vanaf de eerste dag
Webshop voor bedrukte sokken, zonder afrekenen
maanden van start tot livegang
Maatwerk B2B WordPress website voor Pine Tree Lane
catalogusgroei in 2 jaar
Shopify webshop bouwen voor performance parts
tot een WooCommerce-webshop met een soepele mobiele checkout
Tubble webshop voor wellnessproducten met WooCommerce
Fouten die zelden in een offerte staan. Je merkt ze pas als je drie maanden later vastloopt op iets wat niemand had besproken, of als de discussie over scope de hele samenwerking begint te verzuren.
Studio Ubique werkt sinds 2012. We doen het proces opzettelijk voor elk project hetzelfde, ook al weet niemand bij het eerste gesprek wat er straks staat. Het stappenplan werkt bij een kleine build in WordPress of Shopify net zo als bij een platform met API koppelingen en custom user flows. De inhoud per fase verschilt, het stappenplan niet.
01
30-45 minuten, via Google Meet. Een van ons gaat in op de saleskant en de projectkant: waar je nu staat, wat je wil bereiken, welke deadline er in je hoofd zit. De ander gaat in op de techniek: keuzes in de stack, integraties, wat haalbaar is in de tijd en het budget dat je noemt. Geen verkoopcyclus van drie afspraken voor de eerste echte vraag wordt gesteld. Aan het eind van deze call weten we of dit een voorstel waard is, of dat we eerlijk kunnen zijn over fit. Vaak stuur je na de call nog wat input toe. Dat nemen we mee in het onderzoek.
02
Wat er gebeurt tussen gesprek en voorstel verschilt per project. Voor een platform stelt onze technisch lead, samen met het developmentteam, een technische scope op met integraties, datamodel en risicoplekken. Voor een marketingvraagstuk komt er een strategisch document op tafel, met markt, doelgroep en hypothesen. Voor een rebuild van een bestaande site doen we een audit, met technische en inhoudelijke bevindingen. Doorlooptijd: 5-10 werkdagen. Het plan presenteren we in een tweede call. Daarna sturen we je het document, zodat je het rustig kunt doorlezen en op de denkrichting kunt reageren voordat de prijs erbij staat. In die call plannen we meteen de volgende.
03
In een derde call lopen we het voorstel samen door: de prijs, de planning, de details van de voorwaarden en optionele diensten, en of het bij je past. Het voorstel schrijven we in ons eigen CRM. Er staan altijd drie dingen in: de prijs, de scope en een sectie ‘wat er niet in zit’, omdat zonder die sectie elke discussie over scope een ‘maar dat had ik ook verwacht’ wordt. In het investeringsoverzicht vink je aan wat je wel en niet afneemt. Vragen erover gaan via mail of een korte call, niet via een dwingend formulier. Je tekent digitaal voor akkoord, en daarmee begint de volgende fase.
04
Eén uur, vlak voor de echte start. We regelen toegangen (CMS, hosting, design tools), bevestigen een vast aanspreekpunt aan beide kanten, en lopen de planning van de eerste twee weken door. Geen welkomstpakket of feestelijk moment. Wel een document met alle afspraken erin, voor zover ze niet al in het voorstel stonden.
05
We werken in korte cycli, met wekelijkse afstemcalls van een halfuur. Feedback per ronde via Figma, e-mail of een (video)call. Per ontwerp of pagina zitten er drie feedbackrondes in, tenzij het voorstel iets anders zegt. We testen op een stagingomgeving, en livegang gebeurt pas na jouw expliciete akkoord. Daarna blijven we beschikbaar voor support na livegang. Wil je doorlopend onderhoud, dan zit dat in onze website ondersteuning.
Van de Universiteit Twente en Creditsafe tot Sokkies, FlevoDirect en AGN, en via een bureau ook KPN, Wortell en Ziggo. En een paar honderd bedrijven die je misschien niet kent, maar die wel gewoon goed geholpen zijn. Dat is, bij nader inzien, het hele verhaal.
Studio Ubique werkt sinds 2012 voor bedrijven die geen tijd hebben om een bureau te leren kennen via drie maanden missers. We hebben dezelfde misstappen vaak genoeg gezien om te weten waar ze beginnen: aan de voorkant, in een eerste gesprek waarin te weinig op tafel komt, of in een voorstel dat te snel is geschreven.
5.0
“Wat ons het meest opviel aan Studio Ubique was hoe ze creativiteit en technische kennis naadloos combineren. … Al met al maakt die mix van vakmanschap, betaalbaarheid en echte betrokkenheid Studio Ubique een uitschieter.”
5.0
“Wij zijn heel blij met onze nieuwe homepagina. Het geeft ons precies de stijl mee die we uit willen dragen. Het schakelen ging snel en het design was zo gemaakt. Wij zijn superblij! :)”
5.0
“Als executive bij Kimrad Transport werkte ik met Studio Ubique aan het design en de functionaliteit van onze interne tools en dashboards. … Ze luisterden goed, gaven slimme aanbevelingen en leverden een design dat onze systemen handiger en prettiger in gebruik maakt.”
5.0
“Super enthousiast over Studio Ubique. Ontwerpen zijn altijd strak en modern. Denkt graag met je mee en levert altijd op tijd. Ik raad hem 100% aan!”
5.0
“Studio Ubique / Lennart de Ridder is een super creatieve ontwerper, altijd eerlijk en vol met goede ideeën. Hij heeft het ontwerp van onze laatste vrachtwagen ook weer super gaaf gemaakt. Kan niet wachten tot hij onze website onder handen gaat nemen.”
De vragen die het vaakst voorbijkomen, hier beantwoord.
Het eerste gesprek is gratis, en het voorstel dat daaruit volgt ook. Voor sommige projecten waar voorafgaand onderzoek of een strategisch document nodig is, spreken we vooraf een aparte fee af. Dat krijg je per mail bevestigd voor we eraan beginnen, niet verstopt in een factuur achteraf.
Tussen de twee en drie weken, afhankelijk van hoeveel onderzoek erbij komt. Bij een kleine site soms een week. In die tijd zitten drie gesprekken: het eerste gesprek, een call waarin we het plan presenteren, en een call waarin we het voorstel bespreken. Bij een platform met integraties duurt het langer, omdat we de technische scope eerst rond willen hebben voor er een prijs op staat.
Geen probleem. De documenten en voorstellen die je hebt ontvangen mag je houden. We vragen één keer kort wat doorslaggevend was, omdat het ons helpt om beter te worden in de fases die niet aansloegen. Geen verkoopgesprek erachteraan.
Een vaste prijs per project. Bij grotere of open projecten werken we op uurbasis, met een begroting vooraf. De totale projectprijs staat in het voorstel, en wat erin zit ook. Meerwerk dat onderweg ontstaat (nieuwe wensen, toevoegingen aan de scope) gaat op uurtarief, na schriftelijk akkoord op een meerwerkbon. Geen verrassingen op de eindfactuur.
Voordat we iets doen, bepalen we eerst wat voor wijziging het is. Een correctie, waarbij het opgeleverde werk niet klopt met het goedgekeurde ontwerp of de schriftelijke specificatie, herstellen we zonder extra kosten. Een nieuw verzoek is alles buiten de goedgekeurde scope: andere opmaak, typografie, witruimte, gedrag op mobiel, interacties, functionaliteit of inhoudsstructuur die niet in het goedgekeurde materiaal staat. Dat telt mee voor de drie feedbackrondes uit het voorstel, en wat daarboven komt offreren we apart tegen €60 tot €65 per uur. We bevestigen schriftelijk of iets een correctie of een nieuw verzoek is voordat we eraan beginnen, zodat je vooraf weet of het binnen de scope valt. Nieuwe wensen zetten we op een lijst, met de impact op scope, kosten en planning, en jij beslist wat erbij komt en wat je parkeert tot na livegang. Dat is precies het gesprek waar de meeste bureauprojecten op stuklopen, en daarom voeren we het liever hardop dan stilzwijgend.
Hangt af van het project. Voor een platformbouw schrijven we een technische scope met integraties, datamodel en risicoplekken. Voor een marketingvraagstuk een strategisch document met markt, doelgroep en hypothesen. Voor een rebuild een audit van de bestaande situatie. Dat document presenteren we in een tweede call en sturen we je daarna toe, zodat je inhoudelijk kunt reageren voor de prijs erbij staat.
Bij het eerste gesprek altijd twee mensen: iemand voor sales en project, iemand voor de techniek. Na akkoord werk je met een vast team voor de hele looptijd, met een vast aanspreekpunt aan jouw kant en aan de onze. Het project hangt niet aan één persoon: valt er iemand uit, dan loopt het werk door. Bij grotere projecten leggen we in de onboarding vast wie verantwoordelijk is, wie goedkeurt, wie meedenkt en wie op de hoogte blijft (een RACI). Zo verrast niemand aan jouw kant het project twee weken voor livegang. Afhankelijkheden in je eigen team, zoals IT voor toegang tot de hosting, juridisch voor de cookietekst of marketing voor content, brengen we vroeg in kaart, zodat ze geen blokkade worden vlak voor de deadline.
Bijna altijd, maar pas nadat we het hebben uitgezocht. Jij hebt het laatste woord, het is jouw bedrijf. Wij kijken eerst wat ervoor nodig is en zeggen dan hardop wat kan, wat niet kan en wat het kost, met de reden erbij. Daar huur je ons voor in, niet voor een knikje. En een site die jouw bedrijf verder helpt, is ook de enige manier waarop we over vijf jaar nog samenwerken.
Contact
Niet iedereen schrijft graag. Liever eerst iemand spreken? Plan via Calendly een kennismaking van 30 tot 45 minuten. Gratis, en aan het eind weet je of een voorstel zin heeft.
Plan een eerste gesprek(opent in een nieuw tabblad)Vertel wat vastloopt, wat je wilt bouwen, of wat opgelost moet worden. Je spreekt iemand van sales en iemand van de techniek, en we reageren binnen één werkdag. Eerst een gesprek, dan een plan, pas daarna een prijs.
