Hoe Studio Ubique een project van eerste gesprek naar livegang brengt. Wat er per fase gebeurt, wie er aan tafel zit, en wanneer jij beslist.
Men oordeelt positief
De meeste bureausites hebben een pagina over hun werkwijze. Vijf cirkeltjes, woorden als ‘discovery’ en ‘ideation’, een pijltje van links naar rechts. Wat er feitelijk gebeurt tussen ‘we hebben een goed gesprek gehad’ en ‘we kunnen beginnen’ is meestal een mistige zone van twee tot drie weken waarin niemand precies weet waar ze aan toe zijn. Studio Ubique schrijft het hier uit in normaal Nederlands, met data, deliverables en momenten waarop jij beslist. Of je nu een platform overweegt of gewoon wil weten of we bij je passen.
Een discovery call bij Studio Ubique is altijd met twee mensen. Iemand voor de saleskant en project, iemand voor de techniek. Geen aparte call achteraf om te bevestigen of iets haalbaar is. Aan het eind van de call weten we of dit een voorstel waard is, of dat we eerlijk kunnen zijn over fit.
Tussen het eerste gesprek en het voorstel zit onderzoek. Voor een platform schrijven we een technische scope. Voor een marketingvraagstuk een strategisch document. Voor een rebuild een audit van de bestaande situatie. Vijf tot tien werkdagen, afhankelijk van wat er ligt. Je krijgt het document voor het voorstel komt, zodat je weet waar we het over hebben.
Het voorstel heeft een prijs (geen ‘vanaf’ getal dat halverwege verdubbelt), een scope (welke pagina’s, features, integraties) en een sectie ‘wat we niet doen’. Die laatste mist meestal in voorstellen van andere bureaus, en is precies waar drie maanden later de discussies over scope over gaan.
Geen welkomstrituelen. Eén werkcall: toegangen, planning, vast aanspreekpunt aan beide kanten, eerste deliverables. Een uur, en we weten beiden waar we aan beginnen op dag één.
Wekelijkse call van een halfuur, feedback per ronde via Adobe XD, Figma of e-mail, livegang in stappen. Twee tot drie feedbackrondes per fase, op een stagingomgeving eerst, pas live na jouw expliciete akkoord. Verrassingen bewaren we voor verjaardagen.
Fouten die zelden in een offerte staan. Je merkt ze pas als je drie maanden later vastloopt op iets wat niemand had besproken, of als de discussie over scope de hele samenwerking begint te verzuren.
Studio Ubique werkt sinds 2012. We doen het proces opzettelijk voor elk project hetzelfde, ook al weet niemand bij het eerste gesprek wat er straks staat. Het stappenplan werkt bij een kleine build in WordPress of Shopify net zo als bij een platform met API koppelingen en custom user flows. De inhoud per fase verschilt, het stappenplan niet.
01
30-45 minuten, via Google Meet. Een van ons gaat in op de saleskant en de projectkant: waar je nu staat, wat je wil bereiken, welke deadline er in je hoofd zit. De ander gaat in op de techniek: keuzes in de stack, integraties, wat haalbaar is in de tijd en het budget dat je noemt. Geen verkoopcyclus van drie afspraken voor de eerste echte vraag wordt gesteld. Aan het eind van deze call weten we of dit een voorstel waard is, of dat we eerlijk kunnen zijn over fit.
02
Wat er gebeurt tussen gesprek en voorstel verschilt per project. Voor een platform stelt onze technisch lead, samen met het developmentteam, een technische scope op met integraties, datamodel en risicoplekken. Voor een marketingvraagstuk komt er een strategisch document op tafel, met markt, doelgroep en hypothesen. Voor een rebuild van een bestaande site doen we een audit, met technische en inhoudelijke bevindingen. Doorlooptijd: 5-10 werkdagen. Het document gaat naar je toe voor het voorstel komt, zodat je inhoudelijk kunt reageren op de denkrichting voordat de prijs erbij staat.
03
Het voorstel volgt vier vaste onderdelen: situatie en doel, samenwerking, deliverables, investering. Plus een sectie ‘wat we niet doen’, omdat zonder die sectie elke discussie over scope een ‘maar dat had ik ook verwacht’ wordt. Je krijgt het via Better Proposals, waar je per sectie inhoudelijk kunt reageren. Vragen erover gaan via mail of een korte call, niet via een dwingend formulier. Akkoord teken je digitaal, en daarmee begint de volgende fase.
04
Eén uur, vlak voor de echte start. We regelen toegangen (CMS, hosting, design tools), bevestigen een vast aanspreekpunt aan beide kanten, en lopen de planning van de eerste twee weken door. Geen welkomstpakket of feestelijk moment. Wel een document met alle afspraken erin, voor zover ze niet al in het voorstel stonden.
05
We werken in korte cycli, met wekelijkse afstemcalls van een halfuur. Feedback per ronde via Adobe XD, e-mail of een (video)call. Twee tot drie feedbackrondes zitten in zowel de designfase als de developmentfase. We testen op een stagingomgeving, en livegang gebeurt pas na jouw expliciete akkoord. Daarna blijven we beschikbaar voor support na livegang. Wil je doorlopend onderhoud, dan zit dat in onze website ondersteuning.
Camping.care, FlevoDirect, VIA Sports. En nog een paar honderd bedrijven die je misschien niet kent, maar die wel gewoon goed geholpen zijn. Dat is, bij nader inzien, het hele verhaal.
Studio Ubique werkt al sinds 2012 met bureaus, webshops en middelgrote sites. We zien steeds dezelfde drie oorzaken terugkomen als bedrijven hun website laten optimaliseren: zware media, verwaarloosde plugins, hosting die niet meer past. De oplossing zit zelden in weer een nieuwe cache-plugin.
5.0
“Studio Ubique bracht onze visie tot leven met vakmanschap, passie en precisie. De website voelt nu echt als House of Books.”
5.0
“Studio Ubique gaf onze brewery-site een flinke upgrade met sterke UX/UI. Engagement, snelheid en mobiel gebruik gingen omhoog. Brief was raak, op tijd en binnen budget.”
5.0
“Ondanks onze vertragingen en een nogal vage visie leverde Studio Ubique een strakke site op, met creativiteit, geduld en professionaliteit.”
5.0
“Studio Ubique levert steeds weer uitstekend werk. Ze nemen feedback goed over, en adviseren ook als ideeën botsen met goed design. Fijn team om mee te werken.”
5.0
“Bizar goed. Niet alleen het design, ook de functionaliteit van de site is top. Elke euro waard. Ik kom terug voor meer. Zoek niet verder, je hebt je developer gevonden.”
5.0
“Snelste oplevering ooit voor een premium website. Ze passen dingen graag aan, altijd vriendelijk en behulpzaam. 100% aanrader voor zowel startups als grotere bedrijven.”
5.0
“De aanpak van Studio Ubique is flexibel en creatief, en samenwerken gaat gewoon lekker. Het design en de impact van onze site zijn zichtbaar beter.”
De meeste vragen staan hier of op de veelgestelde vragen pagina. Mist er nog iets, laat het weten. Duidelijkheid is schaars, dus we doen ons best.
Het eerste gesprek is gratis, en het voorstel dat daaruit volgt ook. Voor sommige projecten waar voorafgaand onderzoek of een strategisch document nodig is, spreken we vooraf een aparte fee af. Dat krijg je per mail bevestigd voor we eraan beginnen, niet verstopt in een factuur achteraf.
Tussen de twee en drie weken, afhankelijk van hoeveel onderzoek erbij komt. Bij een kleine site soms een week. Bij een platform met integraties duurt het langer, omdat we de technische scope eerst rond willen hebben voor er een prijs op staat.
Geen probleem. De documenten en voorstellen die je hebt ontvangen mag je houden. We vragen één keer kort wat doorslaggevend was, omdat het ons helpt om beter te worden in de fases die niet aansloegen. Geen verkoopgesprek erachteraan.
Vaste prijs per fase. De totale projectprijs staat in het voorstel, en wat erin zit ook. Meerwerk dat onderweg ontstaat (nieuwe wensen, toevoegingen aan de scope) gaat op uurtarief, na schriftelijke akkoord op een meerwerkbon. Geen verrassingen op de eindfactuur.
Dat gebeurt altijd, en is geen probleem. Nieuwe wensen zetten we op een lijst, met een inschatting van impact (scope, kosten, timing). Jij beslist wat erbij komt en wat parkeren tot na livegang. We doen niets ‘even tussendoor’ zonder dat je weet wat het kost.
Hangt af van het project. Voor een platformbouw schrijven we een technische scope met integraties, datamodel en risicoplekken. Voor een marketingvraagstuk een strategisch document met markt, doelgroep en hypothesen. Voor een rebuild een audit van de bestaande situatie. Dat document gaat naar je toe voor het voorstel komt, zodat je inhoudelijk kunt reageren voor de prijs erbij staat.
Bij het eerste gesprek altijd twee mensen: iemand voor sales en project, iemand voor de techniek. Tijdens het project krijg je een vast aanspreekpunt aan onze kant, plus de mensen die direct betrokken zijn bij design, development en eventueel content. Wie dat zijn hangt af van het project.
Vertel wat vastloopt, wat je wilt bouwen, of wat opgelost moet worden. We reageren doorgaans binnen 24 uur.
