Dit is Bella, de AI-receptioniste en chatassistente van Studio Ubique. Ze neemt op, luistert, noteert en zorgt dat je vraag bij de juiste collega landt. In vier talen, op elk uur, ook wanneer wij liggen te slapen.
Niemand bij Studio Ubique zit acht uur per dag naast een telefoon. Het team werkt verspreid over Nederland en India, aan projecten die aandacht vragen, en een developer die midden in een deploy zit neemt niet op. Dat kun je oplossen met een receptioniste, en veel bureaus doen dat ook. Die schrijft je naam op, vraagt waar het over gaat, en zet je door naar iemand die er misschien is. Je technische vraag kan ze niet beantwoorden, dat kon nooit iemand aan een receptie. Studio Ubique koos voor de versie die dat werk sneller doet.
Bella neemt de telefoon op en beantwoordt de chat op de site, in het Nederlands, Engels, Duits en Spaans. Ze legt vast waar je voor belt en zet het klaar voor het team, niet op een post-it bij één persoon.
Bel en Bella neemt op. Geen bandje, geen “toets 2 voor support”, gewoon beginnen met praten, in het Nederlands, Engels, Duits of Spaans. Vertel waar je voor belt, laat je nummer achter, en het team ziet je verzoek binnenkomen terwijl jij nog ophangt.
Rechtsonder in je scherm zit een knop. Chatten of direct een gesprek starten, zonder telefoon erbij. Vragen over diensten, werkwijze of tarieven beantwoordt ze ter plekke. Komt ze er niet uit, dan noteert ze je vraag netjes met je gegevens erbij. Toegeven doet ze gelukkig sneller dan wij.
Alles wat Bella noteert ligt binnen enkele seconden bij het team, op één plek. Geen ticketnummer, geen wachtrij. Hoe het daarna verdergaat lees je hieronder, stap voor stap.
Bella is de voordeur van Studio Ubique, niet het hele huis. Ze hoeft geen code te reviewen en geen offertes te maken, er is al een heel team dat dat beter kan. Wat ze wél doet, doet ze op elk uur, in vier talen, en zonder ooit chagrijnig op te nemen. Dit is de taakverdeling.
Een gesprek met Bella is geen eindstation. Dit is de route die je vraag daarna aflegt.
01
Bellen, chatten of de belknop op de site, het maakt Bella niets uit. Vertel wat er speelt zoals je dat tegen een mens zou doen. Volzinnen hoeven niet, zij vraagt wel door.
02
Waar je voor belt, je naam, je nummer of mailadres, en of je teruggebeld wilt worden. Ze vat het gesprek samen, zodat jij het verhaal precies één keer hoeft te doen. Dat is één keer minder dan bij de meeste servicedesks.
03
Alles landt op één plek waar iedereen bij Studio Ubique bij kan. Dit is precies waarom we het zo gebouwd hebben: geen doorstuurmailtjes, geen “die collega is er vandaag niet”. Wie je vraag ziet en kan beantwoorden, pakt hem op.
04
Een projectvraag gaat naar je projectmanager, een nieuwe aanvraag naar sales, een technische vraag naar iemand die ‘m ook echt kan beantwoorden. Je hoort van ons per telefoon of mail, meestal dezelfde werkdag. Niet omdat het moet, maar omdat wachten op een bureau dat “z.s.m.” zegt ook niks is.
FlevoDirect, Universiteit Twente (UT), VIA Sports, Sokkies. En nog een paar honderd bedrijven die je misschien niet kent, maar die wel gewoon goed geholpen zijn. Dat is, bij nader inzien, het hele verhaal.
De snelste manier om te snappen hoe dit werkt is het te doen. Bel 085 0607 436 of klik rechtsonder op de knop en stel je vraag. Bella oordeelt niet, onthoudt geen slechte openingszinnen en heeft alle tijd. En binnen een werkdag hoor je van een mens van vlees en bloed.
5.0
“Project voldoet aan mijn verwachtingen. Goede communicatie met de designer.”
5.0
“Studio Ubique gaf onze brewery-site een flinke upgrade met sterke UX/UI. Engagement, snelheid en mobiel gebruik gingen omhoog. Brief was raak, op tijd en binnen budget.”
5.0
“Ondanks onze vertragingen en een nogal vage visie leverde Studio Ubique een strakke site op, met creativiteit, geduld en professionaliteit.”
5.0
“Bizar goed. Niet alleen het design, ook de functionaliteit van de site is top. Elke euro waard. Ik kom terug voor meer. Zoek niet verder, je hebt je developer gevonden.”
5.0
“Snelste oplevering ooit voor een premium website. Ze passen dingen graag aan, altijd vriendelijk en behulpzaam. 100% aanrader voor zowel startups als grotere bedrijven.”
5.0
“De aanpak van Studio Ubique is flexibel en creatief, en samenwerken gaat gewoon lekker. Het design en de impact van onze site zijn zichtbaar beter.”
5.0
“Studio Ubique maakte onze site sneller, veiliger en gebruiksvriendelijker. Snelle oplevering, proactieve updates en sterk uitgevoerd.”
De vragen die het vaakst voorbijkomen, hier beantwoord.
Ja. Bella is de voordeur, niet het hele huis. Laat een terugbelverzoek achter en een collega belt je terug. Bij lopende projecten heb je sowieso direct contact met je vaste aanspreekpunt, daar komt Bella niet tussen.
Dan geeft ze dat aan en noteert ze je vraag alsnog, met je gegevens erbij. Het team pakt hem op zoals elk ander verzoek. Je vraag verdwijnt niet omdat een AI hem niet snapte, dat zou de omgekeerde wereld zijn.
Zo snel als de vraag toelaat, meestal dezelfde werkdag. Een terugbelverzoek in het weekend pakken we maandag op. Bella zelf antwoordt altijd direct, ook om drie uur ’s nachts, al vragen we ons soms af wie er dan belt.
Er wordt geen audio bewaard. Bella maakt een tekstsamenvatting van het gesprek zodat het team de context heeft, en die gebruiken we alleen om je vraag op te volgen.
Zeker, via het contactformulier of rechtstreeks. Mail komt alleen niet op dezelfde centrale plek binnen als de vragen via Bella, dus de kans dat je sneller antwoord hebt is via haar het grootst.
Nederlands, Engels, Duits en Spaans. Begin in de ene taal en schakel halverwege naar de andere, Bella schakelt mee zonder te haperen. Dat kunnen de meeste receptionistes haar niet nadoen.
We hebben WhatsApp, en eerlijk is eerlijk: het werkt matig vinden wij. Het hangt aan een paar telefoons, dus een deel van het team ziet je bericht simpelweg niet (snel). Er is geen centrale plek waar iedereen meekijkt, en wie de app niet bij zich heeft, reageert niet.
Bella is wel verbonden met onze interne tools. Alles wat via haar binnenkomt ziet het hele team, direct. Daarom reageren we via Bella sneller dan via WhatsApp, hoe gek dat misschien ook klinkt voor een kanaal dat “instant” in de naam heeft. App je toch, dan antwoorden we maar weten niet hoe snel precies, de snelste route loopt via de site of de telefoon.
Contact
Niet iedereen schrijft graag. Liever eerst iemand spreken? Plan via Calendly een kennismaking van 30 tot 45 minuten. Gratis, en aan het eind weet je of een voorstel zin heeft.
Plan een call(opent in een nieuw tabblad)Vertel wat vastloopt, wat je wilt bouwen, of wat opgelost moet worden. We reageren doorgaans binnen 1-2 werkdagen.
